"...nog veel toekomst, nog veel te winnen.”
…Zo bleek alleen al uit de grote interesse voor deze deelsessie tijdens het congres Podia|Festivals|Evenementen dit najaar in TivoliVredenburg. Deze presentatie komt voort uit een startende samenwerking tussen de VNPF en Platform Cultuur Locaties. Het centrale thema in deze sessie was de rol en mogelijkheden van zakelijke verhuur bij muziekpodia. Een nieuw terrein met veel potentie. Joram Albus (Platform Cultuur Locaties) behandelde dit thema samen met enkele leden van Platform Cultuur Locaties: TivoliVredenburg, Het Concertgebouw en De Vorstin. In drie delen leggen we verslag van deze deelsessie. Lees hier deel 2.
3x3: drie vragen aan drie leden van Platform Cultuur Locaties over zakelijke verhuur door cultuurlocaties
Met Menno Tielemans (teamleider sales, TivoliVredenburg, Utrecht), Laura Beenders (hoofd zaalverhuur, Het Concertgebouw, Amsterdam) en Dirk Slootbeek (Verhuur en Events, Poppodium De Vorstin, Hilversum).
Wat zijn uitdagingen die je kunt verwachten op het moment dat je aan de slag gaat met zakelijke verhuur? En welke aanpak hanteer je daarbij? Heb je tips?
Menno: ‘Een volle agenda qua programmering is natuurlijk een uitdaging. TivoliVredenburg faciliteert 150 zakelijke events per jaar, naast de 1500 jaarlijkse producties. Het beschikt over veel ruimtes en heeft daarmee veel mogelijkheden als één van de grootste podia van Nederland. Alle ruimtes zijn 3-5 keer per week in gebruik, dat heeft natuurlijk ook invloed op de zakelijke verhuur.
#Op het snijvlak van cultuur en commercie
Je kunt daar op verschillende manieren mee omgaan. Er zijn organisaties die de culturele programmering loslaten op de agenda, daaropvolgend worden dan de mogelijkheden voor de zakelijke verhuur bekeken. Een veelgehoorde situatie is dat de salesafdeling de gaten mag vullen. Een andere mogelijkheid is dat je een zaal volledig uit de culturele programmering trekt en aan de hand van doelstellingen programmeert waarbij de culturele programmering, later aanvult als er meer ruimte is. Bij ons werkt een model waarbij we met elkaar de agenda vullen het beste, zakelijke verhuur is onderdeel van programmering. Daarmee maken we de juiste weloverwogen keuzes.
#Inhoudelijk van toegevoegde waarde
Dirk: ‘Poppodium De Vorstin is een stuk kleiner dan TivoliVredenburg en beschikt over twee zalen. De capaciteit van deze zalen is respectievelijk 275 en 850 personen staand en 130 en 220 personen zittend. We hebben dan ook een vrij hoge bezetting in de programmering. Toch hebben we wel een manier gevonden om de zakelijke verhuur hierop te laten aansluiten. Voor ons is de inhoudelijke waarde een belangrijke overweging om ruimte te maken in de programmering voor zakelijke verhuur. Is het interessant voor ons, sluit het inhoudelijk aan bij een programma of past het bij wat De Vorstin wil uitdragen. Dit goed op te zetten, gaat wel een aantal jaar overheen.’
#Zaalverhuur is geen one-man-show
Laura: ‘Het Concertgebouw beschikt over vijf zalen die we actief verhuren. De grote zaal heeft 2.000 stoelen en voor een sit-down diner is er plek voor 550 personen. De kleine zaal heeft 400 stoelen en kan tot 120 personen kwijt in sit-down diner opstelling. Daarnaast hebben we nog wat kleinere zalen. In totaal hebben we een capaciteit van maximaal 2.300 personen in het gebouw.
Het Koninklijk Concertgebouworkest heeft bij ons intern een voorkeursbehandeling. Zij zijn een eigen NV en huren een zaal bij ons. Nadat zij hun programmering bekend hebben gemaakt, richten wij onze lange termijnplanning in. We weten inmiddels wanneer het druk is in de stad en op welke momenten we congressen of diners kunnen verwachten. Dat betekent dat we 3 jaar van tevoren al salesopties in het systeem hebben staan. Het gevolg is dat er intern veel ‘ruilhandel’ plaatsvindt met bijvoorbeeld onze popprogrammering of de orkesten. Inmiddels verloopt dat behoorlijk soepel maar het heeft wel 3-4 jaar geduurd om dat echt ingebed te krijgen in de organisatie.
Eén van de ervaringen die we hebben opgedaan is dat interne sales is minstens zo belangrijk is als externe sales. Je collega’s moeten begrijpen waarom je dit doet, om mensen mee te krijgen en dat de directie dit ondersteunt. Het initiatief om te starten met zaalverhuur begint ergens, maar moet uiteindelijk wel door de gehele organisatie gedragen worden. Het is van belang alert te zijn op het professioneel organiseren van de zaalverhuur en voldoende mensen in te zetten zodat na een event of concert ook alles weer strak staat voor een volgend event. Het interne draagvlak is dus enorm belangrijk.’
Lees ook deel 1 uit de serie. Binnenkort volgt deel 3. Deze serie is ontstaan naar aanleiding van de presentatie “Zakelijke verhuur van muziekpodia: nog veel toekomst, nog veel te winnen” van Platform Cultuur Locaties tijdens het congres Podia | Festivals | Evenementen op 2 oktober 2019.
Tekst: Annemieke van Hees